Verfahrensdokumentation nach GoBD und Kassennachschau-Check

Verfahrensdokumentation

Sie möchten vorbereitet sein auf eine Betriebsprüfung oder Kassennachschau des Finanzamtes? Sie möchten einen Gesamtüberblick über Ihre steuerrechtlich relevanten kaufmännischen Prozesse?

Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung eines Unternehmens fängt nicht erst bei der Buchung eines Belegs an und hört nicht mit dem Jahresabschluss und der Steuererklärung auf. Gerade auch Unternehmen, die ihre Buchhaltung über einen Steuerberater oder Buchhaltungsservice erledigen lassen, sollten Gewahr sein, dass die steuerrelevante Buchführung auch alle Prozesse und Unterlagen im eigenen Haus betrifft, die einen Einfluss auf das Ergebnis der Geschäftstätigkeit ausüben. Das geht von Angeboten und Bestellungen über die Rechnungserstellung und Zahlungsvorgänge mit Kassensystemen bis zu Archivierung und Schutz aller Daten und Unterlagen. Eine ausführliche Verfahrensdokumentation, die diese Prozesse mit allen Belegen, genutzten IT-Ressourcen, Daten und Schnittstellen, beteiligten Mitarbeitern, Kontrollen und Maßnahmen beschreibt, ist von den GoBD als zwingender Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung  gefordert. Ist keine vorhanden, droht schnell eine Hinzuschätzung beim Betriebsergebnis. Bedenken Sie, dass eine Verfahrensdokumentation nicht für bereits abgelaufene Zeiträume erstellt werden kann. Begrenzen Sie daher zeitnah Ihr Risiko und warten Sie nicht bis das Schreiben des Finanzamtes im Hause ist!

Nach einem ausführlichen Interview mit Ihnen erstelle ich für Sie eine vollständige Verfahrensdokumentation über alle steuerrelevanten Buchführungsvorgänge, die in Ihrem Unternehmen stattfinden. Diese enthält neben der Beschreibung der Prozesse die dabei erzeugten bzw. bearbeiteten Belege, genutzte Hard- und Softwareressourcen, beteiligte Mitarbeiter bzw. externe Dienstleister, existierende Kontrollen, Ablage- und Archivierungsorte sowie vorhandene Vorkehrungen zur Datensicherheit. Selbstverständlich erfolgt die Erstellung, Versionierung und Ablage Ihrer Verfahrensdokumentation GoBD-konform, das heißt revisionssicher, versioniert und historisiert. Sie haben dabei jederzeit die Möglichkeit, auf das aktuelle Originaldokument zuzugreifen.

Wofür benötige ich einen Kassennachschau-Check

Mit der Verabschiedung und Einführung vom Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (KassenG, 2016) sowie der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV, 2017) haben sich die Anforderungen an die Kassenführung und die Kontrollmöglichkeiten der Finanzämter erheblich verschärft.

Eine Kassennachschau kann jederzeit unangekündigt in Ihren Verkaufsräumen stattfinden! Und Sie wissen nicht, ob Ihr Prüfer sich nicht bereits vorher in Ihrem Geschäft umgesehen oder gar einen Testkauf durchgeführt hat. Sorgen Sie vor! Bei festgestellten Mängeln an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung kann Ihr Prüfer eine empfindliche Hinzuschätzung der Barumsätze vornehmen oder sofort eine umfängliche Außenprüfung festsetzen. Betroffen sind Unternehmen mit bargeldintensiven Umsätzen, d. h. in der Regel ab 10% Bargeldanteil am Zahlungsverkehr.

Im Rahmen des Kassennachschau-Checks prüfe ich anhand einer Checkliste, ob alle mit Ihrem bargeldintensiven Zahlungsverkehr verbundenen Prozesse GoBD-konform erfasst und dokumentiert sowie die erforderlichen Belege vollständig und nach Sachverhalten getrennt erzeugt werden. Darüber hinaus prüfe ich, ob Sie für eine plötzliche Kassennachschau organisatorisch vorbereitet sind. Als Ergebnis erhalten Sie von mir eine Verfahrensdokumentation für Ihre kassenrelevanten Prozesse, die Checkliste zur Kassennachschau mit Ihrem aktuellen IST-Status sowie weitere hilfreiche Unterlagen.